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檔案備份，就是對檔案、檔案信息管理系統及電子數據采取某種技術手段和方式進行復制，建立“副本”，以便在檔案、檔案信息管理系統及電子數據遭受破壞或其他特定情況下，檔案信息不致丟失，以減少災害對檔案造成的損失。檔案備份的基本原則檔案館要對本級重要檔案及電子文件實行異地備份和異質備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。

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異地備份指省以上檔案館以選擇相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網、同一地震帶的地方為宜。地級、縣級檔案館的異地備份工作由省級檔案行政管理部門確定。對所有已有各種形式復制件的檔案原件要進行封存，定期檢查其安全，沒有特殊需要，不再對外提供利用，以防止檔案在利用中受損。

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異質備份檔案包括：靜電復印、縮微、翻拍、數字化、仿真復制等。各級檔案館應有計劃、有組織、有針對性地將重要檔案遷移到其他載體上，即對檔案進行各種形式的復制，同時減少對原件的磨損，使檔案原件得到妥善保存，延長壽命，達到保護原件的目的。異地備份檔案的異地備份是將檔案原件的復制件存放在異地，一旦本地檔案發生意外，即可啟用在異地存放的檔案復制件。各級檔案館應建立健全檔案異地備份制度。提倡各級檔案部門互相與外地檔案部門結對子，互為異地備份。還可利用過去建設的后庫等工程，多手準備，以防萬一。

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